Imprenditore, per tenere tutto sotto controllo non bastano i numeri del bilancio

Caro Imprenditore o Professionista, per tenere sotto controllo non bastano i numeri del bilancio!

Sia nella fase di avvio di una nuova impresa, che nella definizione delle strategie per sviluppare il business, si parla sempre troppo poco di quali numeri i professionisti e i piccoli imprenditori devono controllare per sapere velocemente se il loro business s sta crescendo e si sta sviluppando e soprattutto se lo sta facendo in modo sano.

Sicuramente esistono temi come il controllo di gestione, gli indicatori di bilancio, i kpi e simili e sono tutti utili. Professionisti e piccoli imprenditori hanno sicuramente bisogno di questi strumenti, ma per problemi di budget, di tempi e di sistemi informativi interni spesso assenti, hanno anche bisogno di strumenti snelli, veloci da costruire, e soprattutto in grado di monitorare tutti gli aspetti della gestione aziendale.

Purtroppo piccoli imprenditori e professionisti tendono a guardare i numeri della loro attività sono una volta l’anno, col commercialista, nella fase di chiusura del bilancio e spedizione delle dichiarazioni fiscali, e spesso, l’unica finalità è il conteggio delle imposte.

Quindi il controllo dei numeri serve, non deve essere però complicato, e sicuramente non bastano i numeri calcolati dal commercialista per finalità fiscali.

E’ possibile controllare la propria attività senza disporre di costosi e complicati strumenti informativi?

La risposta è entro certi limiti assolutamente sì. In altre parole, esiste una soglia di complessità, ad esempio per i numeri di clienti da gestire, della complessità del processo produttivo o distributivo, o per l’ampliarsi della struttura e dei relativi costi fissi, o del modello di business, per cui ad un certo punto occorrerà passare a sistemi di controllo più strutturati, basati su software gestionali e sistemi di controllo di gestione completi.

Fino ad allora, però è assolutamente possibile effettuare un controllo aziendale in maniera semplice senza software o strumenti troppo complessi. Il professionista e il piccolo imprenditore, anche nella fase di Startup, ha infatti bisogno delle logiche del controllo di gestione, ed è fondamentale avere il controllo della crescita aziendale, delle perfomance di ogni area aziendale: il Marketing, le Vendite, la marginalità, l’efficienza e l’efficacia del business, e la capacità di generare flussi finanziari e sostenere investimenti e spese nel tempo.

Quindi quali sono quei “numeri” e quegli indicatori che anche un singolo Professionista o un piccolo imprenditore dovrebbe avere sotto controllo?

La prima riflessione riguarda la considerazione che una attività per crescere e per svilupparsi in modo sano, dovrebbe tenere conto che al suo interno esistono diverse aree aziendali che devono funzionare al meglio:

• Il Marketing, dovrebbe essere in grado di generare costantemente contatti profilati, cioè contatti in linea con il cliente target definito nel Piano di Impresa e nel Piano Marketing;
• Le Vendite, che ricevono quei contatti profilati e hanno il primo obiettivo di convertirli in Clienti;
• La Produzione del bene o del Servizio, che ha l’obiettivo di fornire al Cliente il prodotto e servizio promesso in fase di vendita con l’efficacia e l’efficienza, i costi di produzione o di acquisto e soprattutto la marginalità previste. Esiste quindi un tema qualitativo ed uno quantitativo;
• La Finanza che ha l’obiettivo di controllare e gestire i numeri di tutto il processo, di capire se e come i flussi monetari sono tali da rendere tutto sostenibile nel tempo;
• Le Risorse Umane, vero perno di molte aziende. Anche in questo caso, parliamo sia di crescita qualitativa del Team che di efficienza della struttura in termini di rapporto tra costi e risultati ottenuti. Se preferite chiamatala Produttività.

La seconda riflessione invece tiene conto dei diversi settori di attuazione di questi controlli. Se in generale, quanto esposto in questo articolo vale per tutti i professionisti e piccoli imprenditori, è chiaro che gli indicatori con cui monitorare tali aspetti vanno poi adattati e perfezionati per ogni settore o modello di business.

Ma questo non deve essere assolutamente un alibi. Purtroppo spesso l’imprenditore invece di attuare un minimo sistema di controllo, tende a liquidare il tutto con frasi del tipo “ma nel mio settore è differente” oppure peggio è convinto di conoscere già tutto del proprio business e della propria attività.

Relativamente a questo ultimo tema, durante le consulenze che svolgo con imprenditori e professionisti, troppo spesso le informazioni che mi vengono fornite in fase preliminare, come ad esempio, il peso percentuale delle varie tipologie di clienti o di linee di prodotto o servizio, la marginalità, il cash flow e simili, non corrispondono alle cifre che poi emergono dalle analisi effettuate sui dati reali. Talvolta infatti l’imprenditore ha in mente valori che magari erano veri in passato, ma che col passare del tempo, non lo sono più. E ciò talvolta porta a prendere decisioni errate.

Quali numeri tenere sotto controllo, oltre al Bilancio?

Vediamo quali numeri controllare:

• Contatti generati dalle Strategie di Marketing. Piccoli imprenditori e professionisti, solitamente non hanno grandi budget a disposizione per attuare strategie di Marketing e Comunicazione e a maggior ragione, dovrebbero essere molto attenti a misurare l’efficacia di quello che fanno online e offline per trovare nuovi clienti. Spendi soldi per fare una Fiera, misuri quanti contatti hai generato? E Quanti di questi sono poi diventati Clienti? Spendi soldi per un Sito Web? Misuri quanti contatti arrivano dal Sito? Spendi soldi in pubblicità online come Google AdWords o Facebook Ads, misuri quanti contatti arrivano e quanti si tramutano in reali opportunità? Misurare ti permette di capire quali strategie sono più efficaci e soprattutto se nel tempo sono ancora efficaci.
• Tasso di Chiusura delle Offerte. Fermo restando di disporre di una Strategia di Marketing in grado di generare contatti profilati, e fermo restando che occorre una attività commerciale che punti ad “incontrare” i prospect potenzialmente interessati ai nostri prodotti e/o servizi, occorre conoscere quale sia il tasso di chiusura delle offerte. Fatte 100 offerte, quante ne chiudi?
• Indicatori di efficienza della “produzione” del prodotto o servizio. Questo è il tema che maggiormente richiede un adattamento al settore e/o modello di business specifico ma in ogni caso, occorre trovare qualche indicatore in grado di misurare l’efficienza interna. Ad esempio, potrebbe essere il tasso di utilizzo delle risorse interne dedicata alla produzione del prodotto o servizio oppure le tempistiche di erogazione, il livello qualitativo del servizio offerto, e simili. Per fare alcuni esempi, nella ristorazione sarebbe il tasso di occupazione dei tavoli, negli hotel il tasso di occupazione delle camere, in una azienda di trasporto, il tasso di utilizzo dei mezzi, per un consulente potrebbe essere il numero di giornate dedicate alla consulenza rispetto alle giornate teoriche disponibili e cosi via.
• Marginalità. Oltre agli indicatori esposti nel punto precedente, esiste comunque un indicatore che qualunque imprenditore dovrebbe conoscere: la marginalità dei propri prodotti e/o servizi. Detto in altre parole, su 100 euro di fatturato, qual è il margine lordo di tale vendita? Lordo perché poi tale margine dovrà coprire le spese generali e le spese amministrative della struttura. Quanto guadagni su ogni vendita? Sembra una informazione facile, e per alcuni business è abbastanza semplice conoscere tale indice. Ad esempio, per le attività commerciali, è facile conoscere quale sia il margine, non il ricarico, di un prodotto venduto. Ma per alcuni business, come quelli dove esiste una produzione, è più difficile, conoscere la marginalità;
• Incidenza dei Costi Fissi. Fatto 100 il Fatturato, quanto incidono i costi fissi della struttura aziendale. Per Costi Fissi si intendono i costi della sede aziendale, i costi amministrativi e generali, il personale amministrativo, e così via. Negli ultimi anni, tali costi sono aumentati per molti motivi, come ad esempio, un maggior peso degli adempimenti burocratici, un maggior peso del costo del personale e simili. Conosci il peso percentuale delle spese generali sul tuo Fatturato?
• Cash Flow, o se preferisci, il Flusso Monetario generato dalla tua attività. Fermo restando che occorre conoscere i margini economici della tua professione o azienda, intesi come differenza tra Ricavi e Costi, ciò non basta per conoscere lo stato di salute della tua attività. Serve infatti anche conoscere quanti soldi rimangono, quale flusso monetario l’attività è in grado di generare. Per alcuni potrebbe sembrare strano, ma avere utile e avere cassa disponibile sono due variabile diverse, collegate certo, ma con dinamiche del tutto diverse. Potrebbe infatti succedere che una attività che mostra un Utile (differenza positiva tra Ricavi e Costi) potrebbe avere un Saldo di Cassa negativo (differenza negativa tra Entrate e Uscite monetarie). Conoscere, misurare e gestire i flussi monetari è alla base di qualunque successo imprenditoriale. Vivere alla giornata senza sapere quali saranno i flussi finanziaria dell’attività è invece un elemento di rischio che spesso porta al fallimento della professione o azienda.

A conclusione di tale articolo, che aveva l’obiettivo di aumentare la consapevolezza di professionisti ed imprenditori su quali numeri devono porre attenzione per conoscere lo stato di salute della loro attività, posso anche darti altri contributi operativi.